Un solide système de tenue de livres est essentiel à la réussite d’une entreprise. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est essentiel que vos livres soient à jour, exacts et facilement accessibles. En faisait cela, vous avez accès à des renseignements importants qui peuvent contribuer à maintenir la santé financière de votre entreprise. Mettre en œuvre les habitudes de tenue de livres suivantes vous aidera à maximiser votre flux de trésorerie et à réduire votre stress.

Surveiller vos transactions quotidiennement 

L’une des habitudes de tenue de livres que vous devriez adopter quotidiennement consiste à vous assurer que les dépôts en espèces effectués par votre entreprise correspondent aux rentrées de fonds figurant sur votre relevé bancaire et à vos dépôts sans espèces. Selon Andrew Desiderio, comptable professionnel agréé et cadre supérieur chez Concannon Miller, voici quelques questions à examiner :

  • Les dépôts en espèces effectués par des employés respectent-ils le calendrier établi?
  • Les montants consignés comme étant déposés correspondent-ils à ce qui a été effectivement déposé?
  • Les dépôts effectués par toutes vos compagnies de cartes de crédit par l’entremise de votre fournisseur de services aux commerçants correspondent-ils à ce que vous avez consigné?
  • Vos frais de services aux commerçants ont-ils changé au cours du mois ou de l’année? Si oui, découvrez pourquoi.

Il est également important de vous assurer quotidiennement que vos chèques, vos décaissements et vos paiements correspondent. Assurez-vous 1) que le montant en dollars et le nom du bénéficiaire de vos chèques payés correspondent, 2) que vos paiements correspondent à vos factures et 3) qu’il n’y a aucun paiement non autorisé sur votre compte. Prendre le temps de suivre ces étapes chaque jour vous aidera à tenir votre comptabilité à jour.

Faire le suivi de chaque dépense

Pour maintenir un flux de trésorerie positif, il est important de faire le suivi de chaque dépense. Une façon facile d’y parvenir consiste à utiliser une carte de crédit uniquement aux fins de l’entreprise, ce qui peut servir de système de comptabilité de base. Quand vient le temps des impôts, il sera beaucoup plus facile de déduire les dépenses d’entreprise pertinentes.

Puisque les dépenses sont catégorisées sur la plupart des relevés de carte, vous pouvez voir quelles dépenses se rapportent à quelles activités commerciales. Vous serez moins susceptible de payer en espèces quelque part et de perdre le reçu – et possiblement les déductions d’impôts – pour des choses comme les repas d’affaires, les frais de bureau à domicile et de l’encre d’imprimante, qui peuvent s’accumuler.

Assurez-vous de conserver tous les relevés bancaires et de cartes de crédit, les états des résultats, les bilans, les reçus, les factures pour les ventes et les services rendus par l’entreprise, et les dépenses des employés, ce qui vous permettra d’établir une bonne base financière pour votre entreprise.

Effectuer des vérifications des données financières chaque mois

Bien qu’il soit important de faire le suivi de vos transactions quotidiennes, il est également essentiel de faire un suivi d’une année à l’autre. La façon la plus simple de procéder consiste à faire un suivi d’un mois à l’autre, ce qui vous permet d’évaluer la saisonnalité, la tendance prévue et la croissance.

Lorsque vous faites le suivi de vos revenus mensuels, vous pouvez voir quels secteurs de votre entreprise sont en croissance, en baisse ou susceptibles de s’améliorer. Vous avez également l’occasion de voir si le rendement du capital investi est plus élevé dans un secteur particulier, ce qui peut vous amener à investir davantage et à continuer d’accroître votre flux de trésorerie. Bien qu’on observe souvent des fluctuations, faire le suivi de vos revenus chaque mois peut vous aider à voir les tendances à long terme.

Investir dans les bons logiciels de comptabilité et de gestion de documents

Les bons logiciels, comme Quickbooks ou Sunrise, peuvent vous aider à faire un suivi plus efficace des tâches comptables de base de votre entreprise. Il est relativement facile d’apprendre à les utiliser, mais il est tout de même recommandé de consulter un comptable pour trouver la solution qui répond le mieux à vos besoins.

La clé pour assurer une tenue précise de vos livres et continuer d’accroître votre flux de trésorerie est de maintenir de l’ordre dans vos documents. Vous pouvez y parvenir en utilisant une solution de gestion des documents de qualité. Cet outil permet de rationaliser et de simplifier le processus de gestion des documents financiers comme les dépenses courantes, les comptes fournisseurs, les comptes clients, les reçus et les factures.

Il réduit le temps que vous consacrez au rapprochement de vos livres et vous permet également d’échanger et de partager des fichiers (reçus, factures, formulaires d’impôt, etc.) avec votre comptable.

Demander l’aide d’un professionnel de la comptabilité

Le simple fait de pouvoir faire votre comptabilité vous-même ne signifie pas que vous devez le faire. En tant que propriétaire d’entreprise, votre horaire est toujours chargé. Vous avez probablement l’impression que votre liste de tâches est sans fin et que vous devez tout faire à la fois. La plupart des propriétaires d’entreprise ont démarré leur entreprise animés par une passion, et la plupart du temps, cette passion n’est pas la comptabilité. C’est pourquoi il peut être logique d’externaliser une partie du travail pour lequel vous n’avez ni le temps ni l’expertise pour le faire régulièrement, comme la tenue de livres et la comptabilité.

Bien qu’il s’agisse d’une dépense supplémentaire, il faut se rappeler qu’un comptable professionnel agréé vous fera économiser temps et argent à long terme. Il s’assurera que tous vos dossiers sont en ordre et vous aidera à éviter d’éventuels problèmes, amendes ou frais.

Comment gérer la tenue des livres de votre entreprise

Tenir vos livres à jour peut sembler être une tâche insurmontable, surtout si vous n’avez pas d’expérience en comptabilité. Il est souvent préférable de confier cette tâche à un comptable pour que vous ayez plus de temps à consacrer à votre entreprise, mais il est également essentiel d’apprendre les notions de base afin d’être à l’affût de tous les aspects de votre entreprise. Le fait d’adopter les habitudes de tenue de livres ci-dessus pour maintenir de l’ordre dans votre comptabilité vous aidera à conserver un flux de trésorerie positif.

 

Contenu modifié. Publié initialement par OnDeck Capital le 26 août 2019 et rédigé par Lendio.*

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